حسابرسان داخلی در اغلب موارد، شرایط موجود را با هدف تعیین مطابقت آن با انتظارها/معیارها مورد بررسی قرار میدهند. عملکرد موردانتظار براساس خطمشیها، دستورالعملها و رویههای شرکت، قوانین، مقررات، استانداردها، قرارداد ارائه خدمات و رهنمودهای مشابه تعیین میشوند.
حسابرسان داخلی باید اطلاعات مربوط را بهگونهای مستندسازی کنند که از نتیجهگیریها و نتایج کار انجامشده خود حمایت نمایند. بنابراین، حسابرسان داخلی هنگام مشاهده مغایرت بین «وضعیت موجود» و «وضعیت مطلوب»، آن را بهعنوان «یافته» ارائه میکنند. یافتهها، جزئیات عدم رعایت و انحراف از معیارها و استانداردها را ارائه و نتایج اجرای رویههای انجامشده توسط حسابرسان را مشخص میکنند. هنگامی که شرایط طبق معیارها است، حسابرسان در اطلاعرسانی خود به دیگران نشان میدهند که عملکرد، رضایتبخش بوده است.
هنگام تهیهی یافتهها بهتر است از چارچوب نظاممندی پیروی شود. الگوی CCCER/5C، چارچوب نظاممند، قابل اتکا، ساده و درعینحال موثری را بهمنظور مستندسازی یافتهها فرآهم میکند. حسابرسان داخلی با بهرهگیری از این الگو میتوانند واقعیتها را سازماندهی نموده و با آمادگی بالاتر و استدلال قانعکننده، مباحث را با مدیریت مطرح کنند تا توصیهها و پیشنهادهای آنان را بپذیرد.
الگوی پنجمرحلهای CCCER برای مستندسازی یافتهها
۱. معیارها
استانداردهای عملکرد یا مجموعهای از انتظارهای ذینفعان مرتبط است. معیارها برای انجام ارزیابیها یا رسیدگیها مورد استفاده قرار گرفته و عملکرد موردانتظار را دربرمیگیرند. هنگام انجام رسیدگیهای مالی، معیارها شامل استانداردهای مالی و حسابداری مرتبط هستند که ثبت معاملات برای اهداف صورتهای مالی را تجویز میکنند. علاوه بر این، معیارها میتوانند از طریق انتظارهای خارجی نظیر مفاد مندرج در قوانین و مقررات دولتی ایجاد شوند. برخی دیگر از معیارها مبتنی بر انتظارهای داخلی نظیر خطمشیها/دستورالعملها و رویههای سازمان در خصوص آیین رفتار کارکنان، چگونگی استفاده از منابع شرکت، رویههای تشریحی نحوه اجرای فعالیتهای کنترلی یا فعالیتهای عملیاتی در فرآیندها است.
۲. شرایط
به آنچه اشاره دارد که حسابرس در نتیجه بهکارگیری رویههای حسابرسی خود پی میبرد. شرایط، شواهد واقعی است که حسابرس داخلی در زمان بررسی خود به آن دست مییابد. رویههای حسابرسی داخلی شامل روشهای جمعآوری شواهد تصدیقی، بررسی اسناد و مدارک، مشاهده شرایط کار و محرکها و انجام محاسبه مجدد اعداد و ارقام بااهمیت است که در صورت لزوم، اجرا میشوند. معیارها، «آنچه باید باشد» و شرایط، «آنچه که هست» را نشان میدهد.
۳. علت
دلیل وجود شرایط است. علت شرح میدهد که چرا بین شرایط واقعی و شرایط موردانتظار، اختلاف وجود دارد. حسابرسان داخلی باید به جستوجو برای تعیین علت ریشهای شرایط بپردازند. قصور در انجام این کار باعث میشود در کار حسابرس، مشکلاتی بهوجود آید و در انتهای پروژه، توصیهها و پیشنهادهای نامناسبی ارائه کند. یافتن علت ریشهای مسئله یا مشکل، اغلب کار آسانی نیست. در بسیاری از موارد، شاید فقط یک دلیل وجود نداشته باشد، بلکه عوامل مختلفی مشکل را بهوجود آورده باشند.
۴. تاثیر
به پیامدهای ناشی از شرایط شناسایی شده/مسئله اطلاق میشود. تاثیر به ریسک یا در معرض قرار گرفتن سازمان، برنامه و فرآیند به دلیل عدم مطابقت شرایط با معیارها مرتبط است. یکی از رویکردهای مفید برای مستندسازی مناسب تاثیر و حصول اطمینان از انعکاس مناسب یافته در گزارش توسط حسابرس این است که بپرسد: «آخرش که چه؟» چرا باید فردی دربارهی این شرایط دقت کند؟ اگر حسابرس نتواند پیامد یافته را توضیح دهد بهسختی میتواند حسابرسیشونده را دربارهی وجود مسئله نیازمند توجه و اصلاح متقاعد کند.
۵. توصیهها
اقدام یا مجموعه اقداماتی هستند که در صورت پیادهسازی موفق موجب خنثیشدن علت، توقف تاثیر و بازگرداندن شرایط به وضعیت مطلوب (معیارها) میشوند. اثربخشی توصیهها به این موضوع بستگی دارد که حسابرس، جزئیات هر یک از اجرای الگوی CCCER را درک کند. با تشریح مناسب هر کدام از اجزا، یافتهها مشروعتر و متفاعدکنندهتر خواهد شد؛ بهنحوی که خواننده به همان نتیجهگیری میرسد که حسابرس براساس آن، نقاط ضعف را شناسایی کرده است.
ارائهی یافتهها و توصیههای متقاعد کننده
حسابرسان داخلی باید به خاطر داشته باشند که هدف بررسی، تعیین این موضوع است که آیا شرایط برای دستیابی به اهداف کسبوکار مساعد هستند یا خیر. گزارشهای حسابرسی، وضعیت شرایط را انتقال میدهند. اگر ساختار و رویهها موثر باشند، گزارشها چنین موضوعاتی را بیان میکنند. اگر شرایط اینگونه نباشد، نقش حسابرس این است نه تنها مسائل و مشکلات را در گزارش خود بیان کند، بلکه باید آن را بهصورتی توسعه دهد که دارای بهترین توصیهها برای اقدامات اصلاحی باشد. گزارش باید شواهد کافی ارائه نماید تا هیئتمدیره و مدیریت را متقاعد سازد که اقدامات لازم را انجام دهند.
