نویسنده: محمد غواصی کناری
یکی از موضوعهای بااهمیت هنگام تهیه گزارش حسابرسی داخلی، چگونگی بیان جملهها و گزینش دقیق واژگان است. استفاده از برخی جملهها و کلمهها میتواند فرایند بازنگری پیشنویس گزارش حسابرسی داخلی توسط سطوح بالای مدیریت واحد حسابرسی داخلی را طولانی کند، مقاومت مشتریان حسابرسی داخلی را در پی داشته باشد، بر روابط کاری با آنان تاثیر منفی بگذارد و شهرت واحد حسابرسی داخلی را خدشهدار سازد.
با توجه به اهمیت واژهگزینی، در این مختصر به جملهها و کلمههای ممنوعه در گزارش حسابرسی داخلی پرداخته شده است.
1. مدیریت باید ... را در نظر بگیرد.
گزارشهای حسابرسی داخلی باید دربرگیرنده توصیههای دقیق و معتبر برای انجام اقدامهای اصلاحی باشند. وقتی در توصیههای خود صرفا «در نظر گرفتن» موضوعی را پیشنهاد میکنیم، جدیترین مسائل نیز شاید نادیده گرفته شوند. حسابرسان داخلی هرگز نمیخواهند در پاسخ به توصیههای خود از مدیران اجرایی بشنوند که «اوکی، این مسئله رو در نظر میگیریم.»
2. عبارتهای دوپهلو
اگرچه استفاده از جملههایی نظیر «به نظر میرسد که» یا «تصور ما این است که» یا «ظاهرا» برای طفره رفتن، وسوسهانگیز است اما بهکارگیری مفرط از آنها، این خطر را ایجاد میکند که خوانندگان گزارش نتیجه بگیرند موضوعهای مطرح شده، حقیقت نداشته و اثبات نشدهاند. آنان باید اطمینان داشته باشند که میتوانند بر یافتهها و توصیههای شما تکیه کنند ولی کلمات دوپهلو باعث میشوند تا این یافتهها نوعی «گمانهزنی» قلمداد شوند. اگر در گزارش خود از کلمههای دوپهلو استفاده کردهاید، تعجب نکنید اشخاص مسئول بازنگری، آن را پس فرستاده و از شما اطلاعات بیشتری درخواست نمایند.
3. کلمههای تاکیدی
شاید به نظر برسد کلمههایی نظیر «قطعا»، «مخصوصا»، یا «خیلی» به دلیل افزودن تاکید به جملهها، نقطه مقابل عبارتهای دوپهلو هستند اما این کلمهها نیز آنقدر کلی هستند که نوعی طفره رفتن محسوب میشوند. در صورت استفاده از کلمههای تاکیدی، شاید این پرسش ایجاد شود که «مهم؟ خُب در مقایسه با چی؟» و «قطعا؟ بر مبنای چه معیارهایی؟». اگر بهصورت مفرط از کلمههای تاکیدی در گزارش خود استفاده کنید، خوانندگان مختلف آن ممکن است برداشت متفاوتی از منظورتان داشته باشند. اعدادی نظیر 23 درصد یا 3 میلیارد دلار میتوانند به شما در شرح روایت کمک کنند اما عبارت «بسیار زیاد» دقیقا یعنی چه؟
4. عبارتهای مطلق
پرهیز از ابهام، کار خوبی است اما استفاده از عبارتهایی نظیر «همه چیز»، «هیچ چیز»، «هرگز» و «همیشه» همواره با خطر روبرو هستند. مشتریان، عبارتهای «شما همیشه» و «شما هرگز» را خصمانه، قلمداد کرده و ممکن است به جای بررسی مسئله واقعی به دنبال موارد استثنا بگردند. شما میتوانید با خیال راحت بگویید که 10 معامله را بررسی کردهاید و هیچ یک از آنها تایید نشدهاند اما در صورت استفاده از عبارت «معاملات هرگز تایید نمیشوند»، در نتایج خود غلو کردهاید.
5. سرزنش
گزارشهای حسابرسی داخلی باید به جای سرزنش دیگران سبب بروز تغییر مثبت شود. اگر گزارشهای حسابرسی داخلی، بیطرفانه بوده و ستیزهجویانه به نظر نرسند، احتمال رسیدن به توافق افزایش مییابد. هدف، «شناسایی علل ریشهای مشکل» است نه اشاره به شخص خطاکار. اگرچه مشخص کردن شخص مسئول اجرای توصیه حسابرسی در گزارش، اشکالی ندارد ولی نباید گفت که «تقصیر فلانی بود.»
6. قصور
جملههایی مانند «مدیریت در اجرای کنترلهای کافی، کوتاهی کرد» همواره برای افرادی که به دنبال راهحل میگردند، آزاردهنده است. اشاره صرف به مشکل بدون سرزنش کردن افراد از طریق کلمههایی مانند «قصور» یا «عدم موفقیت»، احتمال پیادهسازی اقدامهای اصلاحی را افزایش میدهد و در عین حال، به حفظ روابط حسابرسان با مدیران اجرایی کمک میکند.
7. حسابرسی شوندگان
تا چند سال پیش، به اشخاص تحت حسابرسی، «حسابرسی شوندگان » اطلاق میشد اما این سنت، قدیمی شده است. اکنون بسیاری از کارشناسان معتقدند این اصطلاح، بار معناییِ منفی داشته و بهطور ضمنی دلالت بر این موضوع دارد که «حسابرس بر روی مشتری، آزمایش انجام میدهد». امروزه حسابرسی داخلی به فرایند مشارکتی بدل شده است و استفاده از اصطلاحاتی نظیر «کارفرمای حسابرسی » و «مشتری حسابرسی » نشان میدهد که ما با مدیریت و نه علیه مدیریت، کار میکنیم.
8. زبان تخصصی
هر حرفه تا اندازهای معین به زبان تخصصی نیاز دارد اما هرچه در گزارشهای خود، استفاده کمتری از اصطلاحات فنی کنیم، پیاممان با وضوح بیشتری منتقل میشود. اگر از اصطلاحاتی نظیر «کنترلهای معاملاتی»، «روش نمونهگیری طبقهبندی شده» یا «حالت انتقال ناهمزمان» بیش از یک بار در هر صفحه از گزارش حسابرسی استفاده کنیم، نباید از نیمهکاره رها شدن گزارش توسط خوانندگان آن متعجب شویم.
9. خودنمایی زیرکانه
اگرچه استفاده از جملههایی نظیر «واحد حسابرسی داخلی پیدا کرد» یا «ما کشف کردیم» در گزارشهای حسابرسی داخلی، وسوسهانگیز است اما اغلب وقتی وانمود میکنید چیزی که آنچنان پنهان نبوده را کشف کردهاید، مدیران حالت تدافعی به خود میگیرند. از نظر مدیران، خودنمایی شما به مثابه آن است که پس از زیر گرفتن آنها با ماشین خود، بلندشان کرده و بار دیگر از رویشان رد میشوید.
10. لفاظی
از کسانی که گزارشتان را میخوانند، انتظار دارید توصیههایتان را به خاطر سپرده و برای اجرای آن، اقدام کنند؛ پس آنها را غرق در کلمههای پرطمطراق و عبارتهای قلمبه سلمبه نکنید! به عنوان مثال، وقتی کلمه «توسط» کافی است، نگویید «با استفاده از»؛ یا به جای «اکنون» از عبارت «در حال حاضر» و به جای «بنابراین» از «بنابراین به عنوان» استفاده نکنید.
هنگام بازنگری گزارش حسابرسی میتوان از «آزمون کلاس هفتمی» استفاده کرد: اگر دانشآموز پایه متوسطه باهوش نتواند متوجه منظور آن شود، ممکن است بیش از اندازه، پیچیده باشد. برای مثال، این جمله 65 کلمهای که از یکی از گزارشهای حسابرسی داخلی واقعی گرفته شده را در نظر بگیرید که در اصل منظورش این است که «مشکلات جزئی، روی هم انباشته میشوند»: «طی بررسی حسابهای فوقالذکر که توسط حسابرسان داخلی انجام گرفته است، تیم حسابرسی، تاثیر تجمعی هر یک از اقلام بیاهمیت را ارزیابی کرده و با تکیه بر فرض مناسب بودن این رویکرد، بررسی نمود که آیا اثر هر یک از این اقلام، اثر دیگری را خنثی میکند یا اینکه بالعکس، تاثیر تجمعی ترکیبی را در یک جهت ایجاد میکنند که میزان آن با اهمیت است.»
