ریاست جلسه کمیتههای هیئتمدیره
نویسنده: محمد غواصی کناری
یکی از مهمترین نقشهایِ رئیس جلسه کمیتههای هیئتمدیره (شامل کمیته حسابرسی، کمیته ریسک و کمیته انتصابات)، هدایت موثر و کارآمد آن است. رئیس خوب باید به نکات اساسی زیر توجه داشته باشد:
پیش از جلسه • دستور جلسه را همراه با مدیران ارشد اجرایی و سایر مسئولان تنظیم کنید. موضوع¬های پیشنهادی سایر اعضا را هم بگنجانید. ترتیب و زمانبندی دستور به¬همراه فرد معرفیکننده هر مورد را مشخص کنید. • موارد دستور جلسه مرتبط با «اطلاعرسانی»، «بحث/گفت¬وگو» و «تصمیمگیری» را به¬تفکیک مشخص کنید. • از هر موضوع و اقدام¬های انجامشده مرتبط با جلسه قبل، بهخوبی آگاه باشید. • اطمینان کسب کنید که همه مستندات لازم (از جمله صورتجلسه قبلی) همراه با دستور جلسه از پیش در اختیار اعضا قرار گرفته است. • همراه با کارکنان بررسی کنید که تدارکات عملی جلسه فراهم باشد؛ مثل چیدمان اتاق، ابزارهای تصویری و غیره. • زودتر از زمان شروع جلسه حاضر شوید. در طول جلسه برقراری ارتباط • جلسه را آغاز کنید. به اعضای جدید خوشامد بگویید و معرفیهای لازم را انجام دهید. • عذر موجه غایبان را بپذیرید. • درباره تضاد منافع احتمالی در دستور جلسه سوال بپرسید. • اطمینان یابید که اصلاحات یا الحاقات صورتجلسه ثبت شده است. • فضای جلسه را مشخص کنید؛ اهداف جلسه و هر موضوع را بیان کنید. • نکات خود را مختصر بیان کنید. کنترل • بر جلسه مسلط باشید. حدود زمانی را تعیین کنید. • انعطافپذیری و آزادی بیان را حفظ کنید. • طبق دستور جلسه پیش بروید. • حدنصاب برگزاری جلسه را بررسی کنید. • زمان را بهگونه¬ای اثربخش مدیریت کنید. • مطمئن شوید صورتجلسه بادقت تهیه میشود. تشویق • نسبت به مشارکت کامل اعضا اطمینان کسب کنید. • اعضای ساکتتر را به صحبت دعوت کنید. همچنین، کسانی که جلسه را به¬ انحصار میگیرند از این کار بازدارید. • آماده باشید موضوع¬های مطرح¬نشده توسط دیگران را برجسته کرده و پرسشهای دشوار را مطرح کنید. مقایسه • مشارکتها را بیطرفانه بسنجید. • همه دلایل موافقت با موضوع را در برابر دلایل مخالفت با آن خلاصه کنید. شفافسازی • مطمئن شوید همه اعضا درک روشنی از موضوع دارند. • جمعبندی کنید. • در صورت استفاده از اصطلاحات تخصصی یا اختصارات، اطمینان حاصل کنید که همه آن را درک می¬کنند. • تصمیم¬ها را به¬همراه مسئول اجرای آنها ثبت کنید. تصمیمگیری • اطمینان یابید تصمیم¬ها در چارچوب راهبرد سازمان گرفته میشوند و مسئول اجرا مشخص است. هدایت • فراموش نکنید که مهمتر از هر چیز، وظیفه شما هدایت جلسه است. • اعضا را به سمت همکاری گروهیِ هماهنگ و هدفمند سوق دهید. • مراقب زمان باشید. پایان جلسه • تصمیم¬ها و اقدام¬ها را جمعبندی کنید (چه کسی، چه کاری، تا چه زمانی). • تاریخ جلسه بعدی را تعیین کنید؛ بهترین روش، تعیین تاریخ همه جلسه¬های سال (تهیه تقویم زمانی تشکیل جلسه¬ها) از مدت¬ها قبل است. • موارد ویژهای را که باید در دستور جلسه بعدی باشد، مشخص نموده و مسئولیتهای مربوط را تعیین کنید. • از نگارش صورتجلسه، بازبینی آن توسط رئیس و ارسال بهموقع آن اطمینان یابید.
بگذارید بازیکنان، بازی کنند و مربیان، مربیگری!
