این فهرست، مشخص میکند که عضو کمیته هیئتمدیره برای مشارکت اثربخش در جلسه باید چه اطلاعات و مدارکی را پیش از جلسه دریافت کند.
اعلان جلسه
تاریخ جلسههای کمیته هیئتمدیره باید از مدتها قبل تعیین شود. اگرچه این موضوع بدیهی بهنظر میرسد، اما اغلب حتی با توافق قبلی، برخی اعضا باز هم میگویند: «تاریخ جلسه در تقویمم نبود.» برای اثربخشیِ جلسه، حضور تمامی اعضا ضروری است. بهطور معمول خوب است که چند اعلان نیز برای یادآوری ارسال شود. برخی کمیتهها روالی ثابت دارند؛ برای نمونه، اولین چهارشنبه هر ماه.
صورتجلسه قبلی
صورتجلسه، سند رسمی تصمیمها و اقدامهای جلسه گذشته است. این سند باید دقیق و با ساختار درست نوشته شود و عناوین آن به موضوعهای دستور جلسه مربوط باشند. برای شما بهعنوان یک عضو کمیته، دریافت صورتجلسهها نباید به امری روزمره تبدیل شود که فقط نگاهی به آنها بیاندازید و فراموششان کنید. باید صورتجلسه را دقیق بخوانید تا از این طریق مطمئن شوید: چیز مهمی از قلم نیفتاده؟ موضوعی هست که بخواهید در جلسه بعدی دوباره مطرح کنید؟ کاری هست که باید قبل از جلسه بعدی انجام دهید؟ چند یادداشت بردارید و سپس صورتجلسهها را در پرونده مناسب بایگانی کنید و در جلسه بعدی با خود بههمراه بیاورید.
دستور جلسه آتی
شما بهعنوان عضو کمیته هیئتمدیره باید در تدوین دستور جلسه مشارکت کرده باشید. در فرایند معارفه/آشناسازی به شما گفته شده که چگونه موضوعی را در دستور قرار دهید (برای مثال، پس از جلسه به رئیس بگویید یا تا تاریخی مشخص با دبیر کمیته تماس بگیرید). دستور جلسه، موضوعها و مسائلی که در جلسه مطرح خواهد شد را فهرست کرده و باید چارچوب و مسیر جلسه را تعیین نماید.
مدارک مرتبط
گزارشها و مستندات مکتوب بهطور معمول همراه با دستور جلسه توزیع میشوند، از جمله:
- گزارش عملکرد یا خروجیهای کلیدی
- گزارشهای مالی
- مستندات مربوط به گزینهها (مثلا مجموعهای از گزینههای مرتبط با یک موضوع خاص و آثار احتمالی هر یک بر سازمان)
اعضا باید این مدارک را از پیش مطالعه کنند و مشخص باشد کدام مورد تنها برای اطلاعرسانی و کدام مورد برای بحث است. این آمادگی باعث میشود که پرسشها و دیدگاهها از قبل شکل بگیرند. همچنین، اعضا باید بررسی کنند آیا نسبت به موضوعهای دستور جلسه، تضاد منافع دارند و در صورت لزوم رئیس را مطلع کنند.
