جلسههای کمیته هیئتمدیره برای عملکرد اثربخش و توانایی آن در انجام نقش تعریفشده حیاتی هستند. این جلسهها، ابزاری هستند که کمیته از طریق آن، مسئولیت جمعی خود برای هدایت سازمان را انجام میدهد.
مرور کلی
جلسهها برای موارد زیر ضروری هستند:
- تصمیمگیری
- گزارشگری و پاسخگویی
- بازبینی
- حل مسئله
- بحث/گفتوگو
در واقع، برگزاری جلسههای هدفمند و مشارکتی میتواند چالشبرانگیز باشد. برخی از تجارب رایج عبارتاند از:
- بحثهای طولانی بدون نتیجه
- اتخاذ تصمیم براساس اطلاعات ناکافی
- حضور کم
- مشارکت نابرابر
- عدم تمایل به طرح پرسش
این مسائل را نمیتوان بهسادگی برطرف کرد، اما با برنامهریزی مناسب، تعریف هدف روشن، مدیریت موثرتر توسط رئیس و تمرکز بر تصمیمگیری میتوان جلسهها را با اثربخشی بیشتر برگزار کرد.
برنامهریزی جلسهها
جلسههای کمیته هیئتمدیره اگر از قبل برنامهریزی شوند، بهرهوری بیشتری خواهند داشت. مسئولیت برنامهریزی جلسه بر عهده رئیس جلسه است و در سازمانهای کوچکتر با کمک دبیر انجام میشود؛ در برخی سازمانها نیز این مسئولیت بر عهده ارشدترین کارکنان است. با این حال، تمام اعضای کمیته هیئتمدیره باید اطمینان کسب کنند که قبل از جلسه، اسناد لازم را مطالعه کرده و موارد مرتبط را به دستور جلسه اضافه کردهاند.
جلسههای خود را به روشهای زیر بهگونهای اثربخش برنامهریزی کنید:
- تعیین تاریخ از قبل برای حداکثرسازی تعداد اعضای موجود برای حضور (و ارسال اخطار/اعلان یادآوری)
- شفافسازی هدف یا تمرکز جلسه
- کسب اطمینان از مختصر و قابلفهم بودن گزارشها
- حصول اطمینان از اعلام تضاد منافع
- کسب اطمینان از توزیع صورتجلسهها و اقدامهای مورد توافق از جلسههای قبلی
- اطمینان از توزیع مناسب و بهموقع تمامی اسناد
- موافقت با دستور جلسه از قبل
- تعیین نوع موارد نیازمند تصمیمگیری، اطلاعرسانی یا گفتوگو در دستور جلسه
هدف جلسهها
اگر هدف هر جلسه مشخص باشد، جلسههای کمیته هیئتمدیره را آسانتر میتوان برنامهریزی کرد. جلسههای کمیته هیئتمدیره با اهداف زیر برگزار میشوند:
- نظارت و بررسی پیشرفت در جهت تحقق اهداف سازمان
- نظارت بر عملکرد مالی
- حصول اطمینان از تطابق تمام فعالیتها با اهداف و ماموریت سازمان
- بررسی درخواستهای عضویت سازمان
- برنامهریزی مجامع عمومی سالانه
- تدوین و بازبینی دستورالعملهای داخلی و خارجی
- تصمیمگیری در مورد سیستمها و فرایندهای مدیریتی و راهبری
- تصمیمگیری در مورد مناسبترین روشهای تامین مالی و بررسی درخواستهای تامین مالی
- تفویض کار
- بحث و اتخاذ تصمیم در مورد پیشنهادهای جدید
- برنامهریزی برای آینده و شناسایی فرصتهای جدید
- تصمیمگیری در مورد نیازهای نیروی انسانی، و شرایط و ضوابط کارکنان
با این حال، هر جلسه ممکن است بر یک یا دو موضوع تمرکز کند. آیا یک یا چند تحول یا پیشنهاد وجود دارد که نیاز به تصمیمگیری داشته باشد؟ آیا گزارش مالی یا گزارش نیروی انسانی بهدلیل قرارگیری در انتهای دستور کار آخرین جلسه و عدم توجه کافی به آن باید در اوایل جلسه بررسی شود؟
انتظار میرود دستور جلسه بهخوبی برنامهریزیشده، مقصود و اهداف جلسه را بهوضوح بیان کند.
ریاست اثربخش جلسه
ریاست جلسه، عاملی کلیدی در اثربخشی جلسهها است. نقش رئیس، هدایت بحثهای کمیته، کسب اطمینان از دستیابی به اهداف جلسه و انجام موثر مسئولیت توسط کمیته در قبال موارد مندرج در دستور جلسه است. این امر مستلزم حصول اطمینان از این امر است که از هر یک از موارد مندرج در دستور جلسه، بهخوبی اطلاع داشته و اینکه:
- تصمیمها اتخاذ، ثبت و اجرا میشوند.
- سیاستها و دستورالعملهای سازمان اجرا میشوند.
- مشارکت کامل وجود دارد.
- دستور جلسه دنبال میشود.
- برای کل جلسه و برای موارد دستور جلسه، محدودیت زمانی تعیین شده است.
جلسههای پربازده مستلزم مشارکت همه اعضای کمیته، کار گروهی و مسئولیتپذیری مشترک برای اطمینان از توجه به موضوعها و اتخاذ تصمیمها است.
تصمیمگیری
کمیتههای هیئتمدیره باید با سایر اعضا بهطور مشترک تصمیمگیری کنند. اتخاذ هر تصمیم بزرگ، ملاحظاتی دارد که همه یا برخی از موارد زیر را در بر میگیرد:
اطلاعات
کسب اطمینان از اینکه کمیته تمام اطلاعات مربوط را خوانده یا شنیده است.
هدف
هدف ما چیست و آیا با هدف و جهتگیری سازمان مطابقت دارد. توافق بر سر هدف، مرحله مهمی در تصمیمگیری است.
گزینهها
چه گزینههایی پیش روی ما هستند و چه محدودیتهایی داریم.
برنامه
چگونه به هدف خود برسیم، چه مراحلی وجود دارد و به چه منابعی نیاز داریم.
اگر کمیته نه تنها آنچه را که باید انجام شود، بلکه نحوه، زمان و مسئول انجام آن را تعیین کند، تصمیمگیری بسیار موثرتر خواهد بود.
دو روش متداول برای تصمیمگیری وجود دارد:
- از طریق اجماع
- از طریق اخذ رای
برخی از سازمانها تعهد قوی به تصمیمگیری از طریق اجماع دارند و فقط در شرایط استثنایی رایگیری میکنند. دیگران بهطور مستمر در مورد مسائل مختلف رای میگیرند.
صرف نظر از نحوه اتخاذ تصمیمها، همه اعضای کمیته باید بهصورت دقیق از تصمیم گرفته شده آگاه باشند و تصمیمها باید بهطور واضح در صورتجلسه ثبت شوند.
فراموش نکنید. هر یک از اعضای کمیته هیئتمدیره، سهمی در برگزاری جلسههای اثربخش دارند. از همه اعضا انتظار میرود:
- برای جلسهها آماده شوند.
- اگر قادر به حضور نیستند، مراتب عذرخواهی خود را اعلام کنند.
- از دستور جلسه استفاده کنند.
- به ارائهدهندگان گوش دهند.
- از دیگران درس بگیرند.
- وقتی حرفی برای گفتن دارند، صحبت کنند.
- اگر ابهام دارند یا نامطمئن هستند، با طرح پرسش آن را برطرف کنند.
- همه گزینهها را در نظر بگیرند و نظرات خود را به اشتراک بگذارند.
- از تصمیمهای گرفتهشده تبعیت کنند، خواه با آنها موافق باشند یا نه.
