تدوین دستورجلسهای اثربخش، نقشی کلیدی در بهرهوری و تمرکز جلسات هیئتمدیره دارد. در این پست، به پنج نکته کلیدی برای تدوین دستورجلسهای میپردازیم که جلسات را هدفمند و نتایجمحور میسازد.
نکات تدوین دستورجلسه اثربخش برای هیئتمدیره
نویسنده: محمد غواصی کناری
1. از قبل برای جلسه برنامهریزی کنید.
با دقت به جریانِ راهبردی جلسه فکر کنید. کارهای ناتمامِ دستور کار قبلی را درج کرده و دستور کار را بهگونهای اولویتبندی کنید تا هیئتمدیره ابتدا به مهمترین موضوعها رسیدگی کند. همچنین، به شرکتکنندگان اطلاعرسانی کنید و از آنها بپرسید که آیا مواردی برای افزودن یا پیشنهادی برای تغییر دارند یا خیر.
2. دستور کار برنامهریزیشده را بنویسید.
با تصمیمگیری در مورد آنچه هیئتمدیره باید در طول جلسه انجام دهد، نوشتن دستور کار را آغاز کنید. آنها قصد دارند تا پایان جلسه به چه اهدافی دست یابند؟ دستور کار اکثر جلسههای هیئتمدیره دارای قالب مشابهی است که اعلام شروع جلسه، گزارش مدیران ارشد، کارهای ناتمام، کارهای جدید و تعویق را دربرمیگیرد.
3. اطمینان حاصل کنید که جلسه تسهیلگر خوب دارد.
رئیس هیئتمدیره یا تسهیلگر ماهرِ جلسه میتواند از دستور کار منحرف نشده و اجازه ندهد پس از شروع جلسه، موارد دیگری به آن اضافه شود. روسای هیئتمدیره باید با دستورنامه رابرت، از جمله ترتیب و تقدم پیشنهادها و نحوه رسیدگی به آنها آشنا باشند.
4. افراد مناسب را دعوت کنید.
برای افزایش بهرهوریِ جلسهها، مهم است که تمامی افراد مناسب را به جلسه هیئتمدیره دعوت کنید. این امر، مستلزم شناسایی تصمیمگیرندگان کلیدی و ذینفعانی بوده که باید حضور داشته باشند. اطمینان حاصل کنید که تصمیمگیرندگان کلیدی میتوانند در جلسه حضور داشته باشند.
5. پیگیری کرده و تا حصول نتیجه، موارد اقدام را دنبال کنید.
نحوه اتمام جلسه میتواند بر نحوه شروع جلسه بعدی تاثیر بگذارد. در اولین فرصت پس از اتمام جلسه، و در حالت آرمانی ظرف 24 ساعت، تسهیلگران جلسه باید فهرستی از یادداشتهای جلسه و موارد اقدام را برای ارسال به همه شرکتکنندگان تهیه کرده و پیگیری کنند اقدامهایی که توافق کردهاند قبل از جلسه بعدی به آنها بپردازند را یادآوری نمایند.
