نویسنده: محمد غواصی کناری
یکی از نتایج اجرای پروژههای حسابرسی عملیاتی، شناسایی و گزارش یافتهها است. حسابرسان داخلی هنگام اجرای پروژه، در صورت مشاهده هرگونه مغایرت بین معیارها (انتظارها/وضعیت مطلوب) و شرایط (واقعیت/وضعیت موجود)، باید آن را بهعنوان «یافته» ارائه کنند. ازاینرو، گزارشهای حسابرسی، وضعیت شرایط را اطلاعرسانی میکنند. اگر ساختار و رویهها اثربخش باشند، گزارشها بیانگر وضعیت «مطلوب/رضایتبخش» خواهند بود. از سوی دیگر، در صورت عدم تطابق شرایط با معیارها، نقش حسابرس داخلی این است علاوه بر بیان مسائل و مشکلها، بهترین توصیهها برای انجام اقدامهای اصلاحی را نیز در گزارش خود ارائه کند.
پذیرش توصیههای حسابرسی داخلی توسط مدیران اجرایی و پیادهسازی آن در عمل، به «میزان متقاعدکنندگی» بستگی دارد. در این مختصر، به ابزارهای افزایش متقاعدکنندگی یافتهها و توصیهها پرداخته شده است.
1. لوگوس: این رویکرد دربرگیرنده متقاعدکنندگی مبتنی بر منطق، واقعیت و استدلال است. وقتی حسابرسان داخلی، اطلاعات قابلاتکایی را گردآوری کرده، تجزیهوتحلیلهای مناسبی را انجام داده و نتیجهگیری خود را براساس این واقعیتها انجام میدهند، برای دیگران مشکل است با آن مخالفت یا از آن چشمپوشی کنند. مشتریان حسابرسی/حسابرسیشوندگان شاید نتایج یا پیامدهای آن را نپسندند، اما اشخاص منطقی، حقیقت را نفی نمیکنند. صحت کار حسابرسان، مبتنی بر اطلاعات کمی بوده که بر پایه دادهها، آمار و ارقام قابلاتکا استوار است. این رویکرد کمی برای مستندسازی نتایج، تاثیر یافتههای حسابرسی را بهبود میبخشد.
اگرچه بخش عمدهای از عناصر کیفی را نمیتوان بهخوبی کمی کرد، اما میتوان نسبت به کمیسازی آن اقدام نمود. حسابرسان داخلی میتوانند اطلاعات عینی را جمعآوری کرده تا از این موضوعهای ذهنی، حمایت کنند. بهعنوان نمونه، اگر بررسی انگیزه، مدنظر باشد و آن را بتوان با مشاهده احساسات و حوصله کارگران و یا جدیت آنان در ایفای وظایف تشخیص داد، حسابرسان داخلی میتوانند از طریق انجام مصاحبه با کارگران مختلف، مستندسازی نتایج حاصل از این جلسهها و استفاده از این اطلاعات، بهعنوان مبنای هشدار درباره روحیه نارضایتی کارکنان استفاده نمایند. موقعیت دیگری که کمیسازی را نشان میدهد، زمانی اتفاق میافتد که کارکنان، دلیل عدم انجام کامل کارها را تخصیص بخش عمدهای از وقت خود به تعداد تماسهای تلفنی، ایمیلها و مشتریان پشت ویترین بیان میکنند. اگرچه این شکایت شاید حقیقت داشته باشد، اما قبل از درنظر گرفتن این موضوع بهعنوان یک یافته یا علت ریشهای شرایط باید دقت کرد. تهیه فرم کنترل و درخواست از کارگران برای ثبت تعداد و نوع تماسها، ایمیلها و بازدیدهای مشتریان و سایر موارد موجود، میتواند شواهد بسیار سودمندی برای وقوع این اتفاق باشد. زیرا در این صورت، نظرهای کارگران به واقعیتها و ارقام تبدیل میشود که میتواند پشتیبانی برای ادعاهای آنان باشد. از اینرو، شواهد مناسب و دقیق، یکی از ابزارهای متقاعدکنندگی است.
2. اتوس: متقاعدسازی را میتوان از طریق جذابیت و منشِ شخص ارائه کننده نیز کسب نمود. براساس این رویکرد، حسابرس داخلی باید قابلاعتماد، درستکار/پایبند به اصول و ارزشهای اخلاقی، باهوش و بهطور کلی موثق باشد. برای حسابرسان داخلی، این امر هدفی مطلوب است. در سازمانهایی که حسابرسان داخلی از مدارک حرفهای برخوردارند، نتایج برجسته را با دقت و صحت ارائه میکنند، از طریق تناسب یافتهها و توصیهها به سازمان کمک میکنند، نسبت به حوزه مورد حسابرسی تسلط کامل دارند و رهبری را ابراز میکنند، با احتمال بالایی این سطح اعتبار را بهدست میآورند. با حصول این موضوع، واکنش مشتریان حسابرسی/حسابرسیشوندگان به این صورت در میآید که «اگر حسابرس آن را گفته است، باید درست باشد.»
3. پاتوس: این رویکرد بر احساسات مشتریان حسابرسی/حسابرسیشوندگان تمرکز دارد. در این مورد، متقاعدسازی براساس بیان احساسات در خصوص موضوع، واکنش احساسی نسبت به آن یا هر دو صورت میگیرد. این کار میتواند براساس ایجاد احساسات خوب یا بد، بهکارگیری شیوههای ایجاد ترس، نشان دادن احساس غم و ناراحتی ناشی از رنج و بدبختی دیگران، شوخطبعی و تحسین صورت پذیرد. بهطور کلی، حسابرسان داخلی باید کمترین اتکا را به این رویکرد داشته باشند. وقتی هدف این است با مشتریان حسابرسی/حسابرسیشوندگان، ارتباط برقرار کنیم و به آنها بفهمانیم از چالشهایشان آگاه هستیم، این ابزار میتواند موثر واقع شود. بعضی اوقات، مشتریان حسابرسی/حسابرسیشوندگان معتقدند حسابرسان داخلی از مشکلهایی که آنان تجربه میکنند، درک درستی ندارند و همچنین، محدودیتهای منابع و سایر محدودیتهای تاثیرگذار بر تواناییهای انجام کار را نمیشناسند. بعضی افراد بر این باورند حسابرسان داخلی فقط میخواهند مسائل و مشکلاتی را پیدا کنند که در گزارش خود قرار دهند. با این پسزمینه، استفاده از احساسات در صورت ترکیب با خلوص نیت و صمیمیت میتواند کمککننده باشد. این خلوص نیت و صمیمیت، موضوع مهمی است. در صورت بیتوجهی نسبت به این موضوع، این رویکرد، نتیجه معکوس خواهد داشت و حسابرس بهعنوان فردی متظاهر و دورو نگریسته میشود.
