نویسنده: محمد غواصی کناری
حسابرس داخلی خوب میداند که زمان همیشه کمیاب است. با توجه به الزامهای نظارتی، ظهور ریسکهای جدید و مسئولیتهای روزمره برای حفظ استقلال و بیطرفی، یافتنِ راههای افزایش اثربخشی نه تنها مفید، بلکه ضروری است.
بسیاری از مدیران ارشد حسابرسی داخلی، گروههای کوچکی با منابع محدود را رهبری میکنند. برای کمک به سادهسازی کار و ارائه دیدگاهی تازه در مورد اینکه زمان و تلاش را کجا بهتر صرف کنید، پنج گام عملی برای افزایش اثربخشی حسابرسی ارائه شده است. این موارد، شعارهای مبهمی مثل «هوشمندانهتر کار کن» نبوده، بلکه راهکارهای عملی هستند که میتوانید بلافاصله بهکار ببندید.
گام اول: زمانتان را پیگیری کنید.
وقتی اصطلاح «بهرهوری پروژه» را میشنوید، چه چیزی به ذهنتان میرسد؟ انتظار میرود مدیران ارشد حسابرسی داخلی بتوانند این مفهوم را بهروشنی تعریف کرده و همه اعضای گروه حسابرسی نیز بدانند این معیار چگونه محاسبه و چطور تفسیر میشود، و چگونه میتوانند به بهبود آن کمک کنند.
بیایید آن را ساده کنیم:
اثربخشی پروژه = ساعات واقعی پروژه ÷ ساعات بودجهبندی شده پروژه
وقتی پروژهای بیش از ساعات پیشبینیشده طول میکشد، زمان پروژههای دیگر را میگیرد یا نیاز به اضافهکاری پیدا میکند. در مقابل، پروژههایی که زیر بودجه تمام میشوند، انعطافپذیری ارزشمندی ایجاد کرده و امکان انجام کارهای بیشتر در همان بازه زمانی را فراهم میآورند.
برای درک بهتر اثربخشی، نیاز به ابزارهای مناسب برای بودجهبندی، پیگیری زمان و گزارشگری دارید. با داشتن این زیرساخت، بینشی در لحظه (آنی) از اثربخشی خود خواهید داشت.
در نهایت، افزایش اثربخشی یعنی انجام کار بیشتر با همان میزان زمان. حسابرسان اثربخش این اصل را میشناسند، از تلاشهای بیهوده پرهیز میکنند و الگو میشوند. مدیران ارشد حسابرسی داخلی این ذهنیت را در گروه خود نهادینه میسازند و هر یک از نقشآفرینان روزانه آن را در حمایت از موفقیت گروه خود بهکار میگیرند.
گام دوم: زمانبندی را با مدنظرآوری اثربخشی انجام دهید.
یکی از سریعترین راههای بهبود اثربخشی حسابرسی، تخصیص پروژه مناسب به فرد مناسب است. چه مدیر گروه باشید، چه مسئول برنامهریزی برای خودتان، تطبیق مهارتها با وظایف میتواند اثربخشی و روحیه را بهطور قابلتوجهی افزایش دهد.
اگر مدیر ارشد حسابرسی داخلی هستید، زمانی را برای شناسایی نقاط قوت گروه خود کنار بگذارید. پروژهها را بهصورت راهبردی اختصاص دهید. برای نمونه، اگر کسی سابقه حسابداری دارد، او را مسئول اصلی حسابرسی صورتهای مالی کنید. اگر کسی در کشف تقلب مهارت دارد، آزمونها و نظارتهای منظم مربوط به تقلب را به او بسپارید. اگر کسی شخصیت اجتماعی دارد، او را در پروژههایی قرار دهید که مستلزم ارتباط زیادی با کارکنان است. وقتی افراد در حوزه تخصص خود کار میکنند، کارها با کارایی بیشتر پیش میروند، روحیه بهبود مییابد و بهرهوری بلندمدت افزایش پیدا میکند.
اگر هنوز در جایگاه رهبری نیستید، شناخت تواناییهای خودتان نیز حیاتی است. از خود دفاع کنید. در پروژههایی شرکت کنید که با علایق و تواناییهایتان همسو هستند. این کار، نتایج بهتری را بههمراه خواهد داشت و به رشد شغلیتان کمک خواهد کرد.
وقتی گروه شما با کارایی بالا مشغول بهکار شد، از این فرصت برای توسعه مهارتهای جدید استفاده کنید. پروژهها را جابهجا کنید تا اعضای گروه با موضوعهای که با آنها آشنایی ندارند روبهرو شوند، و برای یادگیری، زمان اضافی در نظر بگیرید. این کار باعث عمیقتر شدن تخصصها، انعطافپذیری و ارزش بلندمدت میشود. همچنین ممکن است اعضای گروه به علایق جدیدی هم پی ببرند!
یکی از بهترین راههای رشد کارکنان، یا حتی ارتقای مهارتهای خودتان، شرکت در آموزشهای باکیفیت و مرتبط با مسیر شغلیتان است. سازمانهای متعددی، آموزشهای تخصصی ارائه میکنند که نیازهای حرفهای شما را پوشش میدهد . وقتی افراد مناسب را با پروژههای مناسب هماهنگ کرده و در توسعه مهارتها سرمایهگذاری میکنید، اثربخشی هم به دنبال آن خواهد آمد.
گام سوم: از تغییرات کوچک شروع کنید... تاثیرگذارند.
بعد از دو گام مهم، حالا زمان آن است که روی تغییرات کوچک تمرکز کنید. بسیاری از پیشرفتهای بزرگ از اصلاحات جزئی آغاز میشوند. در گام سوم بر تغییراتی ساده متمرکز شده که بهراحتی میتوان آنها را پیادهسازی کرد.
چند روش برای افزایش اثربخشی به میزان اندک وجود دارد. موارد زیر، تغییرات سادهای بوده که میتوانند تاثیری ماندگار در طول سال حسابرسی داشته باشند:
• هنگام ارسال درخواستهای حسابرسی، مهلتها و تاریخهای پیگیری را بهروشنی اعلام کنید. ارتباط با افراد مورد حسابرسی را به حداقل برسانید و برایشان فضایی فراهم کنید تا در صورت نیاز خودشان تماس بگیرند. این کار از رفتوبرگشتهای غیرضروری جلوگیری میکند.
• برای مقابله با حواسپرتی ناشی از اعلانهای ایمیل خود، زمان مشخصی در روز را به خواندن و پاسخدادن اختصاص دهید.
• بهجای فهرست کارهای روزانه، از فهرست هفتگی استفاده کنید. این کار اولویتبندی را موثرتر کرده و فضای بیشتری برای کار عمیقتر بر روی پروژههایی ایجاد میکند که اتمام آنها چندین روز طول میکشد.
• در رابطه با گزارشگری، اصل «هر چه کمتر، بهتر» را در نظر بگیرید. جملات را کوتاه، صریح و کاربردی بنویسید تا هم فهم آن آسان باشد، هم اجراپذیری آن بیشتر. این کار زمان صرفشده برای بحث و جدل بر سر مسائل را کاهش داده و میتواند به پذیرش بهتر توصیههای حسابرسی بیانجامد.
• از دوبارهکاری پرهیز کنید! اعضای گروه را از پروژههای در حال اجرا مطلع نگه دارید و با حسابرسان خارجی یا مشاوران بهطور شفاف در ارتباط باشید تا فعالیتها تکراری نشوند.
همین تغییرات کوچک در طول یک سال حسابرسی میتوانند منجر به صرفهجویی در وقت، افزایش ظرفیت، بهبود کیفیت و ایجاد فضای بیشتر برای کارهای عمیقتر و راهبردیتر شوند.
گام چهارم: قدرت برنامهریزی.
برنامهریزی یکی از مهمترین عناصر برای ایجاد اثربخشی پایدار است. اثربخشی در حسابرسی یعنی انجام کار بیشتر در زمان موجود. برای این هدف باید کارهای غیرضروری حذف شده و کارهای واقعا موثر در اولویت قرار گیرند. یکی از مواردی که نباید حذف شود، برنامهریزی است. هر یک ساعت برنامهریزی دقیق میتواند تا ده ساعت در مرحله اجرای حسابرسی صرفهجویی کند.
مراحل اصلی برنامهریزی که باید در هر حسابرسی لحاظ شود، عبارتند از:
• بازبینی کامل برنامه حسابرسی و بهروزرسانی آن در صورت نیاز.
• جلسه با مدیران واحد مورد حسابرسی برای جمعآوری دیدگاهها، نگرانیها و اولویتهای آنان.
• تهیه برنامه مقدماتی حسابرسی.
• بررسی گزارشها و مستندات حسابرسی پیشین.
• مطالعه سیاستها، دستورالعملها و سایر مستندات کلیدی مربوط به آن واحد.
• بررسی نمودار سازمانی یا فهرست کارکنان برای آشنایی با نقشها و مسئولیتها در واحد مورد حسابرسی.
اگر از آن دسته حسابرسانی هستید که ترجیح میدهند بیدرنگ وارد فاز اجرا شوند، شاید برنامهریزی بخش موردعلاقهتان در چرخه عمر پروژه نباشد. با این حال، این مرحله بسیار مهم است و نتایج آن با گذشت زمان آشکار میشود. بسیاری از دستاوردهای اثربخشیِ حاصل از برنامهریزی دقیق تا زمان پایان پروژه قابل مشاهده نیستند!
از این مهمتر، برنامهریزی قوی باعث بهبود ارتباط بین حسابرسان و افراد مورد حسابرسی میشود. ورود به پروژه با آمادگی بالا، پرسشهای دقیقتر و بحثهای عمیقتر را بههمراه خواهد داشت. افراد مورد حسابرسی بهجای اینکه وقت خود را صرف توضیح دادن عملکردهای ابتدایی کنند بیشتر احساس میکنند که همکارانی ارزشمند هستند. این امر به گفتوگوهای بهتر، همکاری بیشتر، یافتههای معنادارتر و نتایج بهبودیافته منجر میشود. این مصداقی از قدرت واقعی برنامهریزی است.
گام پنجم: برای پیشرفت واقعی، تلاش واقعی لازم است.
اثربخشی واقعی نتیجه یک ابزار یا ترفند خاص نیست، بلکه محصول انضباط، شفافیت و تلاش پایدار است. به کارآمدترین فردی که میشناسید فکر کنید. صرفنظر از اینکه او یک همکار، یک رهبر یا یکی از اطرافیانتان باشد، احتمالا ویژگیهایی شبیه به این دارد:
• آرام و متین حتی در شرایط پر فشار.
• توانایی برقراری ارتباط شفاف، مختصر و بدون نیاز به پرحرفی.
• محترم و باادب در همه تعاملات.
• پاسخگو به تماسها و ایمیلها، اما نه الزاما بلافاصله.
• پیروی از روالها و عادات ثابت.
• بهندرت غافلگیر شدن بهدلیل پیشبینی مشکلات و راهحلها.
• آگاهی دقیق از زمان، تقویم روزانه و برنامه رویدادها و جلسههای آینده.
• واگذاری مسئولیت با اطمینان.
• تمرکز بر راهحل بهجای گلایه کردن.
• توجه به سلامت جسمی، استراحت و رفاه فردی.
حالا به کسی فکر کنید که با اثربخشی مشکل دارد. بهطور معمول آشفته، بینظم یا واکنشی است. مدام درباره بهبودهایی که قصد ایجاد آن را دارد صحبت میکند، اما آن را به آیندهای نامعلوم یا محرک خارجی موکول میکند.
تفاوت اصلی اینجاست: افراد بهرهور واقعا کار میکنند. آنها برای نشاندادن کارایی نمایش بازی نمیکنند، توجیه نمیکنند یا صرفا خود را مشغول نشان نمیدهند. کار کردن صرفا برای کار کردن، درست در نقطه مقابل اثربخشی قرار دارد.
بنابراین دفعه بعد که در حال انجام کاری هستید، از خود بپرسید:
1. آیا این کار واقعا باید انجام شود؟
2. آیا لازم است خودم انجامش دهم؟
3. آیا الان باید انجام شود؟
اگر پاسخ هرکدام از اینها «نه» است، شاید بهتر باشد تمرکز خود را تغییر دهید. اولویتبندی آگاهانه، موثرترین راه برای بهبود اثربخشی در بلندمدت است.
آن فرد کارآمدی که پیشتر به او فکر کردید، احتمالا با این ویژگیها متولد نشده است. اینها حاصل تجربه، آزمون و خطا، و سالها تمرین هستند. این مسیر برای همه در دسترس است. با ایجاد عادتهای سالم در کار، روابط و سلامت خود شروع کنید و خواهید دید که اثربخشیتان بهمرور زمان افزایش مییابد!
اثربخشی از آگاهی آغاز میشود.
اثربخشی در حسابرسی داخلی به معنی سرسریگرفتن کار یا عجله در اجرای پروژهها نیست. بلکه استفاده آگاهانه از زمان و ایجاد سیستمهای پشتیبان از موفقیت شما را در بر می¬گیرد. هرکدام از این پنج گام بهتنهایی کوچکاند، اما در کنار هم میتوانند منجر به افزایش چشم¬گیر اثربخشی، کیفیت کار و رضایت شغلی شوند.
