نویسندگان: محمد غواصی کناری - شاهرخ شهرابی
بــا پیشرفت و گسترش روزافزون نفوذ فناوری در دنیای کسبوکار، تقریبا همه سازمانها با حضور در شبکههای اجتماعی، امکان برقراری ارتباط با حجم قابلتوجهی از مشتریان بالقوه و بالفعل و ذینفعان در نقاط مختلف جهان را برای خود میسر میسازند. اگرچه افزایش درآمد میتواند محرک اصلی حضور سازمانها در این شبکههای اجتماعی باشد، اما این شبکهها به مثابه رسانه، کارکردهای به مراتب گستردهتری هم دارند. اگرچه افزایش درآمد میتواند محرک اصلی حضور سازمانها در این شبکههای اجتماعی باشد، اما این شبکهها به مثابه رسانه، کارکردهای به مراتب گستردهتری هم دارند. از طریق این رسانهها میتوان روابط جدیدی را با مشتریان، کارمندان و سایر ذینفعان ایجاد کرد و آگاهی عمومی نسبت به عملیات سازمان و برند آن را توسعه بخشید.
انجمن بینالمللی حسابرسان داخلی (2019) در یکی از راهنماهای عملی فنی خود، پنج دلیل اهمیت شبکههای اجتماعی برای سازمانها را به این شرح برشمرده است: (1) توسعه و گسترش آگاهی مخاطبان از برند سازمان، (2) حفظ مزیتهای رقابتی، (3) ارتباط و تعامل با ذینفعان، (4) مدیریت تعامل همزمان با مشتریان و (5) جذب نیروی متخصص. همراستا با نظر انجمن، تاثیر این رسانهها بر آموزش، ضریب مشارکت و میزان دریافت بازخورد از مشتریان مشهود و قابل توجه است. حضور فعال سازمانها در شبکههای اجتماعی موجب افزایش جذابیت برند کارفرمایی آنها شده، وجهه عمومیشان را بهبود بخشیده و فرایند جذب نیروی انسانی مورد نیازشان را تسهیل مینماید.
حضور گستردهتر در شبکههای اجتماعی، سازمانها و کارکنان آنها را در معرض ریسکهای نوظهور و متفاوتی قرار میدهد. انجمن بینالمللی حسابرسان داخلی، ریسکهای ناظر بر این فرایند را در سه گروه (الف) ریسک سوشهرت، (ب) ریسکهای عدم رعایت قوانین و مقررات و (پ) ریسکهای حفاظت از داراییها طبقهبندی کرده است. اهمیت توجه به ریسکهای این حوزه از آن جهت روبهفزونی است که حتی راهبرد عدم حضور فعال در این شبکهها نمیتواند منجر به مدیریت بهینه ریسکهای مترتب بر سازمان در این حوزه شود؛ زیرا، در شرایطی که سازمان هیچ حضور رسمی در شبکههای اجتماعی ندارد، بازهم مشتریان کنونی و آتی، مردم، فعالان صنعت، فعالان رسانه، سرمایهگذاران، سیاستمداران و سایر افراد میتوانند آزادانه در خصوص سازمان و فعالیتهای آن، اقدام به تولید و انتشار محتوا نمایند.
در این میان، موضوعی که باید مورد توجه حسابرسان داخلی قرار گیرد، جنبهها، چگونگی و کیفیت حضور سازمانها در شبکههای اجتماعی و حصول اطمینان از توانایی و آمادگی آنها در راستای مدیریت بهینه ریسکها و رویدادهای نامطلوب احتمالی است. از سویی، سازمانها در راستای حفاظت از خود در برابر ریسکها و رویدادهای نامطلوب احتمالی باید حداقل، سیاستها و رویههای عملی در خصوص اینکه «اساسا کدام گروه از کارکنان حق استفاده از شبکههای اجتماعی را دارند؟»، «چه موضوعاتی میتواند در این شبکهها به اشتراک گذاشته شود؟» و «چه گروهی از ذینفعان باید مخاطب مطالب قرار گیرند؟» را تدوین نمایند.
در راستای کمک به سازمان جهت مدیریت اثربخش ریسک شبکههای اجتماعی، حسابرسان داخلی باید با اتخاذ رویکردهای مناسب، بخشی از منابع در اختیار خود را صرف حسابرسی میزان رعایت سیاستها و رویههای استقراریافته حضور کارکنان در شبکههای اجتماعی نمایند.
در این مقاله، موضوعاتی از جمله ارزیابی راهبرد کلان سازمان در خصوص حضور در رسانهها و شبکههای اجتماعی، سیاستها و رویههای مربوط به آن، میزان کفایت منابع مورد نیاز، نقشها و مسئولیتهای ارکان مختلف سازمان، اطلاعرسانی و برنامههای آموزشی حضور سطوح مختلف سازمان در شبکههای اجتماعی و برنامه مدیریت بحران مورد بررسی قرار گرفته و توصیههای عملی برای حسابرسان داخلی ارائه شده است.
